Gestión de sus archivos de principio a fin: retirada de sus oficinas, informatización con acceso a través de Internet, custodia en nuestros centros, entrega y recogida en sus oficinas cuando sea necesario (consultas) y destrucción certificada detallada al finalizar el plazo legal o la vida útil de cada archivador.
 

Gestión de archivos: custodia, consultas y destrucción con acceso web

La gestión externa del archivo consiste básicamente en trasladar parte del Archivo del cliente a nuestras instalaciones, haciéndonos cargo de su control y mantenimiento óptimos, con una serie de servicios añadidos (informatización, consultas, destrucción,…). El cliente consigue reducir sus gastos en estanterías, sistemas de detección y extinción de incendios, etc. y dedicar el máximo espacio de sus oficinas a los usos más rentables para su propio negocio, todo ello sin perder la disponibilidad total e inmediata de cualquiera de sus documentos.

Inicialmente, se realiza un estudio de los departamentos de la empresa-cliente para establecer las series documentales. Asimismo, se concretan las necesidades del cliente en cuanto a la futura y periódica destrucción de sus archivos (se establecen fechas de destrucción en función de la serie documental de que se trate, el ejercicio u otros criterios), para que Grado pueda avisarle a medida que los archivos vayan perdiendo su vigencia legal o administrativa.

Para las posibles consultas y para la destrucción de archivos del cliente, éste designa una o varias personas autorizadas que serán consideradas por Grado como interlocutores válidos para dichos procesos. Nuestra empresa no atenderá órdenes de consulta o destrucción de cualquier otra persona. A las personas autorizadas se les enviará sus claves (usuario/contraseña) para acceder al área privada de clientes, desde donde podrán consultar toda la información sobre sus archivos y realizar peticiones de una forma sencilla y segura.

Transporte a nuestros centros

La recogida de archivos en sus oficinas comprende una serie de procesos que son llevados a cabo íntegramente por nuestro personal. A diferencia de otras empresas que le obligarán a introducir sus archivos en contenedores y etiquetar y describir adecuadamente los mismos, nosotros nos encargamos de todo el trabajo. Nuestro servicio consiste en: codificación de cada unidad de archivo, etiquetado, inventariado, informatización web, introducción en contenedores, traslado hasta nuestros depósitos de archivo y colocación en los lugares asignados. A las personas autorizadas se les envía un correo electrónico detallado de los archivos recogidos y se les recuerda que pueden acceder a nuestra web para cualquier gestión.

Cada archivo es identificado con un código único (sin ninguna referencia externa al cliente) y se realiza una descripción adecuada de su contenido (en función de la serie documental a la que pertenezca y la información expresada en el exterior del propio archivo). Cada archivo es introducido en contenedores para garantizar la confidencialidad durante el traslado y proteger adecuadamente los archivos en nuestras instalaciones. Todos los contenedores resultantes se colocan en nuestros carros de transporte de archivos (roll-containers) en las instalaciones del cliente (si las condiciones de accesibilidad lo permiten), y en estos carros se realiza el transporte y la colocación en nuestros depósitos documentales; con ello se evita la excesiva manipulación de los archivadores y sus posibles consecuencias: desaprovechamiento del tiempo, degradación de los archivadores o extravío de alguno de ellos.

Para el inventario del archivo, se puede establecer el nivel de detalle que se desee (archivador, expediente o documento). En función del nivel de detalle deseado, se realizará una descripción adecuada de cada unidad de archivo para que en cualquier momento pueda ser solicitada por el cliente para su consulta.

Para el servicio de recogida de archivos se puede preestablecer una periodicidad en función de las necesidades del cliente (anual, semestral, trimestral, etc.) o simplemente solicitar la recogida en el momento que se desee.

 
Nosotros nos encargamos de todo. El cliente no debe introducir los archivadores en contenedores, ni nos debe proporcionar ningún tipo de listado. Realizamos el inventario a partir de los datos que figuran en los propios archivadores.
Contenedor de Grado
Disponemos de sistemas de alarmas y videovigilancia con grabación de imágenes
 

Custodia

Los archivos son custodiados en nuestras instalaciones bajo unas condiciones establecidas de confidencialidad, seguridad, salubridad e higiene. Disponemos de sistemas de alarmas y videovigilancia con grabación de imágenes.

Consulta de los documentos

En cualquier momento el cliente puede solicitar la consulta de cualquier unidad de archivo, mediante una petición formal a través de nuestra web (también es posible por fax o correo electrónico, con ciertas limitaciones). Los archivos solicitados se entregan en sus oficinas en un plazo de 24 horas (peticiones normales) o de 3 horas (peticiones urgentes); dichos archivos quedan en poder del cliente hasta que manifieste su deseo de devolución al archivo externo (pendientes de devolución).

Petición de archivos vía web

También es posible, para ciertos archivos, el envío al cliente de documentos vía fax o correo electrónico.

Mensualmente, las personas autorizadas que lo desean reciben un listado detallado de todos los movimientos producidos en su archivo externo (altas, consultas, devoluciones, destrucción, etc.) y, para su control, un listado de los archivos pendientes de devolución (solicitados para su consulta y no devueltos a Grado).

Destrucción

Anualmente (o con la periodicidad que se establezca), se avisa al cliente de la posibilidad de destruir un número determinado de archivos, de los cuales se entrega listado detallado; si está de acuerdo con la destrucción, el cliente firma el documento, se destruyen los archivos y se entrega al cliente un Certificado de Destrucción.

La destrucción de los archivos se realiza siempre en nuestras instalaciones, con personal y maquinaria propios. Una vez destruidos los archivos, el residuo es transportado a centros específicos para su reciclaje.

Para la destrucción de archivos que no tenemos en custodia (archivos del cliente en sus oficinas) disponemos de un servicio puntual o periódico de recogida, tratamiento y destrucción de documentos y diverso material de archivo. Haga clic aquí para mayor información.

 
Archivos destruidos
 
 
Escuche el micro-espacio «Protegemos tus datos», de Radio 5, donde la Responsable de Comunicación de la Agencia Española de Protección de Datos nos alerta del peligro de no gestionar y custodiar adecuadamente el Archivo de nuestra empresa (en este caso se trata de historias clínicas).